Продавці телефонів і авто, готуйтеся: з 2027 року в податкових накладних IMEI та VIN

Коротко: що змінюється

Вимога стосується лише платників ПДВ. ФОП на єдиному податку без ПДВ податкових накладних не складають, тож їх ця норма прямо не зачіпає.

Що таке VIN та IMEI і навіщо вони в накладній

VIN це унікальний 17-значний номер транспортного засобу. IMEI це міжнародний ідентифікатор мобільного пристрою, свій для кожного телефона. Обидва коди дозволяють відрізнити одну конкретну одиницю товару від тисяч таких самих.

Зараз у податковій накладній продавець пише найменування товару, код УКТ ЗЕД, кількість, ціну, ставку й суму ПДВ. З 2027 року для авто і телефонів цього стане замало: податкова бачитиме не «продано автомобіль марки X», а який саме автомобіль і який саме телефон пішов покупцю.

Як це виглядатиме в магазині

Уявімо магазин, який за день продав 20 однакових смартфонів однієї моделі.

Сьогодні в обліковій програмі достатньо рядка «Смартфон Samsung, 20 шт.» з ціною та ПДВ. З 2027 року треба буде точно знати, які 20 пристроїв пішли покупцям і які IMEI у кожного з них.

Звідки бухгалтер візьме ці дані? У більшості магазинів облік ведуть за номенклатурою, а не за серійними номерами. Тому нова вимога зачіпає не лише бухгалтерію. Вона зачіпає склад, касову програму і всю систему обліку товарів.

Найскладніше буде роздрібу

Магазини, які продають телефони звичайним покупцям, зазвичай складають податкові накладні за щоденними підсумками операцій. А тепер уявімо мережу електроніки, яка за день продає 100 чи 200 телефонів.

• Чи треба вписувати IMEI кожного пристрою в зведену денну накладну?
• Чи з'явиться окремий рядок на кожен телефон?
• Що робити з телефонами на дві SIM-картки, у яких два IMEI?

Сам обов'язок закон уже передбачає. А от форми електронних документів і порядок їх заповнення ще мають затвердити. Доки цього немає, відповідей на ці запитання офіційно не існує.

Чи доведеться змінювати касові чеки

Ні, принаймні напряму. Законопроєкт №16037-д змінює реквізити саме податкової накладної, а не фіскального чека. Обов'язку друкувати IMEI чи VIN у кожному чеку він не вводить.

Але є нюанс. Щоб скласти правильну накладну, бухгалтер мусить отримати дані про конкретний проданий товар. Отже, касова або товарна програма має вміти фіксувати IMEI і VIN під час продажу та передавати їх у бухгалтерську програму. Якщо вона цього не вміє, саме час з'ясувати це в постачальника ПЗ.

Чому це питання не лише до бухгалтера

Часто бухгалтер узагалі не бачить серійних номерів. Магазин передає йому звіт про реалізацію: скільки телефонів продано і на яку суму. Після 2027 року такого звіту не вистачить.

Якщо ланцюжок «надходження → склад → продаж → бухгалтерія» не зберігає ідентифікатори, компанія ризикує помилками в накладних. А помилка в реквізитах податкової накладної це прямий шлях до її блокування і суперечок із податковою. Тому налаштовувати процес треба на етапі товарного обліку, а не в останній день реєстрації накладної.

Чекліст: що зробити до 1 січня 2027 року

1. Перевірте товарний облік

Чи фіксуєте ви VIN та IMEI вже під час оприбуткування товару? Чи можете сказати, який саме телефон чи автомобіль отримав конкретний покупець?

2. Перевірте програми

Чи зберігає ваша облікова система індивідуальні ідентифікатори і чи передає їх для формування податкових документів? Запитайте постачальника ПЗ, коли він планує оновлення.

3. Перебудуйте процес продажу

Дані мають автоматично йти від складу й каси до бухгалтерії. Переписувати IMEI вручну з коробок у накладну при сотнях продажів на день нереально і небезпечно.

4. Готуйтеся до нових форм накладних

Коли Мінфін затвердить оновлені форми, бухгалтерські програми потрібно буде оновити, а перші накладні за новими правилами перевірити особливо уважно.

Коли нові правила почнуть діяти

Верховна Рада ухвалила законопроєкт №16037-д у другому читанні та в цілому 11 листопада 2026 року. Станом на 12 листопада документ направлено на підпис Президенту, і він ще не набрав чинності.

Нові реквізити VIN та IMEI мають застосовуватися з 1 січня 2027 року. До того податкові накладні оформлюють за чинними правилами. Цей самий закон змінює й інші правила ПДВ, про них ми писали окремо: ПДВ для ФОП: що вже ухвалили і що буде у 2027–2028 роках.

Що досі не зрозуміло

• Як зазначати два IMEI одного телефона?
• Як показувати ідентифікатори в накладних за щоденними підсумками?
• Як оформлювати накладні при поверненні чи обміні товару?
• Що робити з передоплатою, отриманою до 1 січня 2027 року, якщо відвантаження вже після цієї дати?
• У якому технічному форматі вносити ідентифікатори в електронний документ?

Частину відповідей дадуть зміни до підзаконних актів, частину роз'яснення ДПС. Ми стежимо за ними й оновимо статтю, щойно вони з'являться.

Висновок Alfa Gold

VIN та IMEI у накладних це ще один крок до детального контролю за рухом товарів, які найчастіше потрапляють у «сірі» схеми. Для держави це точніша картина продажів. Для бізнесу це нові вимоги до обліку.

Головна складність не в тому, щоб дописати кілька цифр у документ. Набагато важливіше, щоб ці цифри правильно фіксувалися при надходженні товару, зберігалися в системі і самі потрапляли до бухгалтерії під час продажу. Часу до 2027 року небагато, тож перевірте свої процеси вже зараз.

Олександра Герасименко
Власниця бренду Alfa Gold

Часті запитання

З якої дати в податковій накладній потрібно вказувати IMEI та VIN?

З 1 січня 2027 року, якщо закон підпишуть і опублікують у нинішній редакції.

Кого стосується вимога?

Платників ПДВ, які продають транспортні засоби з кодами УКТ ЗЕД 8702–8705 і телефони з кодами 8517 13 00 00 та 8517 14 00 00.

Чи треба друкувати IMEI у касовому чеку?

Закон цього не вимагає. Зміни стосуються податкових накладних, але дані для них доведеться брати з каси або товарної програми.

Чи стосується це ФОП на єдиному податку?

Якщо ФОП не зареєстрований платником ПДВ, він не складає податкових накладних, тож ця вимога його не зачіпає.

Що робити з телефонами з двома IMEI?

Порядок ще не визначений. Його мають прописати в оновлених формах накладних або роз'ясненнях ДПС.

Хочете зрозуміти, як нові вимоги вплинуть саме на ваш бізнес? Ми перевіримо облік, програми й процес продажу і підкажемо, що змінити до 2027 року. Отримати консультацію Alfa Gold.

Джерела

• Законопроєкт №16037-д, Верховна Рада України
• Мінфін: спрощення адміністрування ПДВ, 11.11.2026

Матеріал підготовлено станом на 12 листопада 2026 року. Дати й порядок застосування остаточно звіримо після підписання та офіційного опублікування закону.