Кожна поставка товару має бути підтверджена документами. Без видаткової накладної та документа про оплату ви не доведете, звідки товар і скільки ви за нього заплатили, а саме це перевіряють першим. У відео пояснюємо, що отримати від постачальника, а нижче те саме текстом.
Хочете навести лад у документах? Alfa Gold: бухгалтерський супровід. Детальніше про послугу.
Відео триває 4 хвилини. Нижче коротко про кожен документ і про те, що в ньому перевірити.
Це головний документ, який підтверджує, що товар передали саме вам. У накладній мають бути назва документа, дата, назви постачальника й покупця, перелік товару з кількістю, одиницями виміру й цінами, загальна сума, підписи відповідальних осіб. Це обов’язкові реквізити первинного документа, детальніше про них у статті первинні документи для ТОВ.
Що перевірити при отриманні: чи збігаються кількість і асортимент з тим, що фактично привезли, чи правильні ціни та реквізити вашого ФОП або компанії, чи є підпис і дата. Розбіжність краще зафіксувати одразу, ніж пояснювати потім.
Якщо ви платите постачальнику готівкою або карткою, він має видати фіскальний чек з ПРРО або РРО. Чек підтверджує оплату, а накладна підтверджує отримання товару. Разом вони показують, що покупка реальна. Коли оплата йде з рахунку, документом оплати буде банківська виписка.
Звичайний товарний чек без фіскального номера не замінює фіскальний. Про те, хто зобов’язаний видавати чеки і які штрафи за їх відсутність, у статті ПРРО для ФОП.
Коли товар везе перевізник, додається ТТН. Вона показує, звідки, куди й ким перевезли вантаж. Для алкоголю й тютюну ТТН потрібна завжди: без неї неможливо підтвердити легальне походження підакцизного товару.
Під час фактичної перевірки інспектор може попросити документи, що підтверджують походження товару, який лежить на полиці чи складі. ФОП, які торгують, мають вести облік товарних запасів, і саме накладні є основою для нього. Для компаній і ФОП на загальній системі ці документи ще й підтверджують витрати: без них витрату не можна врахувати при розрахунку податку.
Порада: складайте накладні й чеки в одну папку або скануйте їх у день поставки. Через пів року знайти загублений документ уже майже неможливо.
Звіряйте накладні з оплатами щомісяця, тримайте документи на товар там, де ви його продаєте, і вчасно вносьте надходження в облік залишків. Як загалом готуватися до візиту податкової, читайте в статті податкова перевірка ФОП і ТОВ.
Якщо не хочеться стежити за цим самостійно, передайте документообіг нам у бухгалтерському супроводі ФОП або супроводі ТОВ. А щоб перевірити, чи все гаразд з документами за минулі місяці, замовте експрес-аудит.
Розбираємо бухгалтерію й податки зрозумілою мовою в соцмережах. Підписуйтеся: Instagram, TikTok, Telegram-канал, Facebook.
Так. Вона підтверджує, що ви отримали товар законно, і знадобиться на перевірці та для обліку товарних запасів.
Ні, якщо постачальник зобов’язаний використовувати ПРРО. Товарний чек без фіскального номера не є розрахунковим документом.
Не підписуйте її з помилкою. Попросіть постачальника виправити документ або зафіксуйте розбіжність в акті, який підписують обидві сторони.
Наш менеджер зв’яжеться з вами для узгодження найкращої пропозиції
Наш менеджер свяжется с вами для согласования наилучшего предложения
Our manager will contact you to negotiate the best offer
.avif)
