За минуле десятиліття ринок бухгалтерського аутсорсу зріс майже в 8 разів, що не дивно, адже для майже всіх підприємців ведення бухгалтерії не є профільною діяльністю і її прагнуть передати тим, хто на цьому знається. Найчастіше наймається штатний бухгалтер (чи цілий відділ), але й передача звітності на аутсорс вже далеко не екзотичний варіант обліку.
Але як зрозуміти, що стане кращим вибором саме для вас? Чи завжди аутсорсинг бухгалтерії найкращий вибір? (спойлер - не для всіх).
Давайте розбиратись.
За даними досліджень компаній Insignia Resources та Kimon Services - передача бухгалтерії на аутсорсинг економить кошти. Зменшення витрат на ведення обліку, порівняно зі штатним відділом бухгалтерії, може складати від 20% до 60%. Це залежить від розміру компанії, обсягу переданих функцій, регіону діяльності, кількості транзакцій, інших факторів. Кожен бізнес індивідуальний і ефект може суттєво відрізнятись, однак для більшості підприємців передача бухгалтерії на аутсорс має економічний сенс.
Штатний бухгалтер і аутсорсинг - це не взаємовиключні варіанти організації обліку, вони можуть доповнювати один одного. Часто стороннім компаніям передають ведення лише деяких видів звітності (зарплатний облік, податкові звіти), залишаючи частину функцій штатному фахівцю (наприклад, робота з первинними документами). Це оптимізує вартість аутсорсингу і дозволяє отримати гнучкий пакет послуг суто під профіль компанії. Але це має і інші переваги: такий підхід розвантажує штатного бухгалтера і зменшує ймовірність його помилки. До того ж, в його особі на підприємстві є фахівець, здатний в дрібницях оцінити якість наданих послуг аутсорсером.
А ще до пакету послуг такі клієнти часто включають консультації для штатних бухгалтерів (наприклад, щодо законодавчих змін), це забезпечує професійний розвиток власних кадрів.
Ризик витоку важливих документів - це те, що змушує багатьох підприємців відмовитись від передачі бухгалтерії на аутсорс. Але підходи до безпеки даних удосконалюються: компанія-аутсорсер може працювати безпосередньо на сервері клієнта, з обумовленими обмеженнями, з аудитом доступів, зі складною політикою логування, з використанням захищених каналів, тощо. Фізично документи залишаються на ресурсах клієнта і ймовірність витоку важливої інформації залишається на тому ж рівні, як і при роботі власного бухгалтерського відділу.
Компанії, які передають ведення бухгалтерії на аутсорсинг, отримують не тільки персонального менеджера-бухгалтера, а й підтримку цілого колективу досвідчених фахівців з кейсами в різних сферах. Навіть якщо виникають труднощі - у великій команді завжди знайдеться бухгалтер, що має кваліфікацію і досвід для вирішення питання. І це одна з причин, чому якість звітності компаній, що обслуговуються на аутсорсі, часто вища - є доступ до багатьох експертиз відразу. До того ж, в багатьох компаніях застосовуються кілька етапів перевірок звітів, що мінімізує ризик помилки.
Хто відповідає за помилки у звітності? Звісно ж бухгалтер. Але погодьтесь, хочеться щоб фінансові наслідки за неточності у звітах отримувала не ваша компанія. А це якраз одна з переваг бухгалтерії на аутсорсингу - штрафи за помилки платить обслуговуюча компанія, це закріплюється юридично (випадки, коли винним у помилці вважається аутсорсер, чітко прописуються в договорі). Тоді можливі штрафи від податкової - це вже не ваш клопіт.
Так, це поширена проблема багатьох аутсорсингових компаній. Сучасні засоби комунікації дозволяють скоротити час відповіді на запит клієнта (у нас регламентований час - до 30 хвилин), однак за звичайних умов штатний бухгалтер швидше реагує на запити керівництва, це правда.
Але. З початку повномасштабного вторгнення “звичайні умови” - це, на жаль, не про нас, зараз багато власних фахівців працюють віддалено, часто з інших країн. Тому штатний бухгалтер може мати ті ж самі труднощі в комунікації, що й бухгалтерія на аутсорсі.
“Мій бухгалтер виїхав і я не маю з ним зв`язку, можете терміново взяти мене на обслуговування?” - це один з найчастіших запитів, які ми отримуємо з початку повномасштабного вторгнення. Для будь-якого бізнесу важливо, щоб бухгалтерія працювала безперебійно і це те, що в сучасних умовах краще забезпечують аутсорсингові компанії.
Всі співробітники нашої компанії мають необхідні засоби, щоб постійно залишатись на зв`язку, тому клієнти отримують відповіді на запитання за будь-яких умов. Навіть якщо хтось з наших фахівців у відпустці - для клієнта це не матиме наслідків, його бухгалтерія буде вестись у звичайному режимі, без затримок.
Скажімо так, це хороший варіант організації обліку, який варто хоча б розглянути більшості підприємцям. Переваги аутсорсингу - може бути дешевшим за власну бухгалтерію, дозволяє розвантажити штатного фахівця, захищає від фінансових наслідків помилок у звітності, висока якість послуг.
Але бухгалтерські послуги на аутсорсі можуть бути фінансово обтяжливими для зовсім малих підприємств, коли вартість мінімального пакету послуг складає значну частину місячного доходу. Також це сумнівний варіант для зовсім специфічних сфер, де бухгалтеру необхідно працювати виключно з паперовими оригіналами документів.
Хочете оптимізувати витрати на ведення бухгалтерії і у вас немає необхідності у постійній присутності бухгалтера;
Як дізнатись, чи підійде бухгалтерський аутсорсинг від компанії Alfa Gold саме вашому бізнесу? Заповніть форму за посиланням і отримайте попередню безкоштовну консультацію!
.avif)
