Податкова перевірка ФОП/ТОВ: як підготуватись до перевірки без стресу

Повністю уникнути перевірки неможливо - законодавство України передбачає, що ДПС може у будь-який момент перевірити, чи ведеться бізнес відповідно до правил і вимог Податкового кодексу.

Щоб не потрапити на неприємності, головне - завчасно підготуватися. Важливо розуміти, які бувають перевірки, як вони проходять, на що звертають увагу контролери та які документи мають бути в порядку.

Ми розповімо, як підготувати бізнес, щоб звести ризики до мінімуму, і як власник може захистити свої права під час перевірки. Це дозволяє працювати спокійно, не хвилюючись про штрафи чи зайві проблеми.

Що таке податкова перевірка?

Податкова перевірка - це спосіб переконатися, що бізнес веде діяльність чесно та сплачує податки. Перевірки бувають планові або позапланові, документальні чи фактичні - залежно від мети та обставин.

ДПС може у будь-який момент перевірити платника податків: перевірити декларації, суму сплачених податків, запросити первинні документи або книгу обліку доходів. Також інспектори можуть завітати безпосередньо до закладу або офісу, щоб оцінити правильність оформлення співробітників, використання РРО/ПРРО та дотримання інших вимог законодавства.

Основні типи податкових перевірок

Податкові перевірки ФОП та ТОВ можуть бути різного виду - усе залежить від мети інспекції та підстав, передбачених законом (ст. 75 ПКУ).

Фактичні перевірки
Проводяться без попередження безпосередньо на місці ведення бізнесу - в офісі, магазині, кафе тощо. Мета таких перевірок - оцінити правильність розрахунків, ведення касових операцій та дотримання трудового законодавства. І головне проходить без присутності власника. 

Камеральні перевірки
Відбуваються в приміщенні податкової служби, без безпосередньої участі підприємця. Під час таких перевірок аналізують подані декларації та сплачені податки, щоб виявити розбіжності або помилки у розрахунках. Аналізують всі наявні дані по діяльності.

Документальні перевірки
Можуть бути плановими або позаплановими, виїзними чи без виїзду. Вони передбачають залучення підприємця: ДПС може вимагати надання документів або виконання інших вимог, визначених законодавством (ст. 20 ПКУ). Саме по цьому виду перевірок податкова має направити попередження за 10 діб.

Як проходить податкова перевірка ФОП чи ТОВ

Порядок перевірки залежить від її типу. Якщо мова йде про фактичну перевірку на місці, зазвичай вона проходить так:

1. Інспектори (обов’язково у складі двох осіб) проводять контрольну операцію - купують товар або замовляють страву в закладі, при цьому не представляючись.
   
   
2. Потім підприємцю демонструють направлення на перевірку, копію наказу та свої службові посвідчення.
   
   
3. Інспекція триває кілька годин, проте термін може бути продовжений, якщо є для цього законні підстави.
   
   
4. За результатами перевірки складається акт у двох примірниках, де фіксують виявлені порушення, або довідка про відсутність проблем, якщо порушень не знайдено.

Камеральні перевірки відбуваються без безпосередньої участі підприємця. Після завершення інспекції ФОП чи ТОВ отримує акт, де зазначені виявлені порушення, а згодом - ППР із сумами донарахованих податків або штрафів. Якщо підприємець не погоджується з висновками, він має право подати заперечення на акт.

Документальні перевірки. Планові проводяться згідно з затвердженим графіком, позапланові - за рішенням ДПС, коли надходить інформація про можливі порушення. Після завершення перевірки також складається акт, який можна оскаржити у разі незгоди з його результатами. Про таку перевірку податкова має повідомляти - не пізніше ніж 10 календарних днів до її початку. Якщо кажемо про фактичні та камеральні перевірки, у такому випадку, податкова не зобов’язана попереджати про них.

Як підготуватися до податкових перевірок?

До планових перевірок є час підготуватися, тоді як фактичні перевірки можуть бути несподіваними. Тому ФОП та ТОВ завжди повинні бути готовими: документи, касові апарати (РРО/ПРРО), ліцензії та трудові договори мають бути в порядку.

Щоб мінімізувати ризики, варто вести бізнес відповідно до законодавства та залучати фахівців, які стежать за змінами у податкових та інших нормативних актах, правильно оформлюють документи та облік. Також періодично потрібно перевіряти бухгалтерію, кадрові документи та інші аспекти діяльності, виправляючи помилки та приводячи все у відповідність до вимог.

А як щодо первинних документів та банківських виписок?

Кожен місяць слід перевірити всі первинні документи та звірити їх із банківськими виписками. Важливо, щоб призначення платежів відповідали зареєстрованим видам діяльності, а на всі надходження та витрати були наявні інвойси, акти або накладні. При виявленні помилок бажано по можливості все виправити або підготувати листи-уточнення (бухгалтерську справку).

Також треба переконатися, що документи оформлені правильно та містять усі необхідні реквізити. Крім того, діяльність повинна відповідати зареєстрованим КВЕД, адже порушення цих вимог може призвести до втрати спрощеного режиму та донарахування податків.

Як щодо електронного кабінету: декларації, боргів?

Кожен місяць варто перевірити електронний кабінет ДПС: переконатися, що облікові дані, група та система оподаткування вказані правильно, а подані звіти збігаються з первинними документами. Якщо знайдено помилки, краще подати уточнюючі декларації самостійно - штрафи у такому випадку менші, ніж якщо їх виявлять під час перевірки.

Також слід перевірити наявність податкового боргу у розділі “Стан розрахунків з бюджетом”. Якщо є заборгованість, її потрібно погасити. Щоб упевнитися, що боргу немає, рекомендується замовити довідку про відсутність заборгованості через електронний кабінет.

Як щодо оформлення працівників, кадрових документів?

Перед перевіркою варто переконатися, що трудові відносини з усіма працівниками оформлені(всі повідомлення про прийняття подані), а кадрові документи (у ТОВ - також документи військового обліку) приведені до порядку. Податкова перевіряє дотримання трудового законодавства, і порушення можуть призвести до значних штрафів - за неоформленого працівника штраф може сягати більше 80 000 грн.

Також важливо інструктувати персонал, як поводитися під час перевірки, та призначити відповідальну особу для спілкування з інспекторами.

Проведення податкової перевірки

Під час фактичної перевірки важливо правильно вибудувати спілкування з інспекторами ДПС: не перешкоджати перевірці, але діяти виключно в межах закону. Під час документальних перевірок ФОП або ТОВ зобов’язані вчасно надавати запитувані дані. Водночас підприємцю важливо не лише виконувати вимоги Податкового кодексу, а й чітко розуміти свої права.

Взаємодія з податковою під час перевірки:

1. Призначте відповідальну особу, яка буде спілкуватись з перевіряючими.

2. Перевірте наявність наказу, направлення на перевірку, посвідчення інспекторів.Обов’язково перевірте свої дані (ФОП/назву ТОВ, код ЄДРПОУ, адресу місця куди прийшла переірка) і перевірте дані наказу, напрвлення і посвідчення - все має співпадати

3. Ведіть журнал реєстрації перевірок (журнал не обов’язковий але сама наявність може вплинути на хід перевірки ).

4. Існує певний перелік документів, який обов’язково має бути на місці ведення діяльності. Усі інші документи надаються за запитом податкової.
Подальші кроки підприємця визначаються змістом акта перевірки. Такий акт оформлюється за результатами будь-якої податкової інспекції. Під час фактичної перевірки його складають безпосередньо на місці у двох примірниках або  передають на підпис власнику бізнесу або уповноваженій особі в приміщенні податкової після закінчення переврки. За результатами камеральних, документальних чи інших перевірок акт надсилається підприємцю після завершення інспекції.

Підтримка фахівців Альфа Голд у спілкуванні з податковою

Звертаючись до наших експертів, ви отримуєте комплексну допомогу на всіх етапах перевірки:

- Підготовку бізнесу до інспекції та перевірку документів заздалегідь.
- Професійну підтримку бухгалтерів у виявленні та виправленні помилок в обліку.
- Консультації та супровід під час проведення перевірки.
- Юридичний захист ваших прав і інтересів від досвідчених юристів.

Наші фахівці добре орієнтуються у всіх типах перевірок - фактичних, камеральних, документальних, планових та позапланових, і знають, яку інформацію має містити акт перевірки.

Залишайте заявку, щоб дізнатись про деталі співпраці!

‍