Налоговая проверка ФЛП/ООО: как подготовиться к проверке без стресса

Полностью избежать проверки невозможно — законодательство Украины предусматривает, что ГНС может в любой момент проверить, ведётся ли бизнес в соответствии с правилами и требованиями Налогового кодекса.
‍
Чтобы не столкнуться с неприятностями, главное — заранее подготовиться. Важно понимать, какие бывают проверки, как они проходят, на что обращают внимание контролёры и какие документы должны быть в порядке.

Мы расскажем, как подготовить бизнес, чтобы свести риски к минимуму, и как владелец может защитить свои права во время проверки. Это позволяет работать спокойно, не беспокоясь о штрафах или лишних проблемах.

Что такое налоговая проверка?

Налоговая проверка — это способ убедиться, что бизнес ведёт деятельность честно и уплачивает налоги. Проверки бывают плановые или внеплановые, документальные или фактические — в зависимости от цели и обстоятельств.
ГНС может в любой момент проверить налогоплательщика: проверить декларации, сумму уплаченных налогов, запросить первичные документы или книгу учёта доходов. Также инспекторы могут посетить непосредственно заведение или офис, чтобы оценить правильность оформления сотрудников, использование РРО/ПРРО и соблюдение других требований законодательства.

Основные типы налоговых проверок

Налоговые проверки ФЛП и ООО могут быть разного вида — всё зависит от цели инспекции и оснований, предусмотренных законом (ст. 75 НКУ).

Фактические проверки

Проводятся без предупреждения непосредственно на месте ведения бизнеса — в офисе, магазине, кафе и т.д. Цель таких проверок — оценить правильность расчётов, ведение кассовых операций и соблюдение трудового законодательства. И главное — проходит без присутствия владельца.

Камеральные проверки

Проходят в помещении налоговой службы, без непосредственного участия предпринимателя. Во время таких проверок анализируют поданные декларации и уплаченные налоги, чтобы выявить расхождения или ошибки в расчётах. Анализируют все имеющиеся данные по деятельности.

Документальные проверки

Могут быть плановыми или внеплановыми, выездными или без выезда. Они предусматривают участие предпринимателя: ГНС может требовать предоставления документов или выполнения других требований, определённых законодательством (ст. 20 НКУ). Именно по этому виду проверок налоговая должна направить предупреждение за 10 суток.

Как проходит налоговая проверка ФЛП или ООО

Порядок проверки зависит от её типа. Если речь идёт о фактической проверке на месте, обычно она проходит так:

Инспекторы (обязательно в составе двух лиц) проводят контрольную операцию — покупают товар или заказывают блюдо в заведении, при этом не представляясь.

Затем предпринимателю демонстрируют направление на проверку, копию приказа и свои служебные удостоверения.

Инспекция длится несколько часов, однако срок может быть продлён, если есть для этого законные основания.

По результатам проверки составляется акт в двух экземплярах, где фиксируют выявленные нарушения, или справка об отсутствии проблем, если нарушений не обнаружено.

Камеральные проверки проходят без непосредственного участия предпринимателя. После завершения инспекции ФЛП или ООО получает акт, где указаны выявленные нарушения, а впоследствии — НУР с суммами доначисленных налогов или штрафов. Если предприниматель не согласен с выводами, он имеет право подать возражения на акт.

Документальные проверки. Плановые проводятся согласно утверждённому графику, внеплановые — по решению ГНС, когда поступает информация о возможных нарушениях. После завершения проверки также составляется акт, который можно обжаловать в случае несогласия с его результатами. О такой проверке налоговая должна уведомлять — не позднее чем за 10 календарных дней до её начала. Если говорим о фактических и камеральных проверках, в таком случае налоговая не обязана предупреждать о них.

Как подготовиться к налоговым проверкам?

К плановым проверкам есть время подготовиться, тогда как фактические проверки могут быть неожиданными. Поэтому ФЛП и ООО всегда должны быть готовы: документы, кассовые аппараты (РРО/ПРРО), лицензии и трудовые договоры должны быть в порядке.
Чтобы минимизировать риски, стоит вести бизнес в соответствии с законодательством и привлекать специалистов, которые следят за изменениями в налоговых и других нормативных актах, правильно оформляют документы и учёт. Также периодически необходимо проверять бухгалтерию, кадровые документы и другие аспекты деятельности, исправляя ошибки и приводя всё в соответствие с требованиями.

А как насчёт первичных документов и банковских выписок?

Каждый месяц следует проверять все первичные документы и сверять их с банковскими выписками. Важно, чтобы назначения платежей соответствовали зарегистрированным видам деятельности, а на все поступления и расходы были в наличии инвойсы, акты или накладные. При выявлении ошибок желательно по возможности всё исправить или подготовить письма-уточнения (бухгалтерскую справку).
Также нужно убедиться, что документы оформлены правильно и содержат все необходимые реквизиты. Кроме того, деятельность должна соответствовать зарегистрированным КВЭД, ведь нарушение этих требований может привести к утрате упрощённого режима и доначислению налогов.

Как насчёт электронного кабинета: декларации, долги?

Каждый месяц стоит проверять электронный кабинет ГНС: убедиться, что учётные данные, группа и система налогообложения указаны правильно, а поданные отчёты совпадают с первичными документами. Если обнаружены ошибки, лучше подать уточняющие декларации самостоятельно — штрафы в таком случае меньше, чем если их выявят во время проверки.
Также следует проверить наличие налогового долга в разделе «Состояние расчётов с бюджетом». Если есть задолженность, её нужно погасить. Чтобы убедиться, что долга нет, рекомендуется заказать справку об отсутствии задолженности через электронный кабинет.

Как насчёт оформления работников, кадровых документов?

Перед проверкой стоит убедиться, что трудовые отношения со всеми работниками оформлены (все уведомления о приёме поданы), а кадровые документы (в ООО — также документы воинского учёта) приведены в порядок. Налоговая проверяет соблюдение трудового законодательства, и нарушения могут привести к значительным штрафам — за неоформленного работника штраф может достигать более 80 000 грн.
Также важно инструктировать персонал, как вести себя во время проверки, и назначить ответственное лицо для общения с инспекторами.

Проведение налоговой проверки

Во время фактической проверки важно правильно выстроить общение с инспекторами ГНС: не препятствовать проверке, но действовать исключительно в рамках закона. Во время документальных проверок ФЛП или ООО обязаны своевременно предоставлять запрашиваемые данные. В то же время предпринимателю важно не только выполнять требования Налогового кодекса, но и чётко понимать свои права.

Взаимодействие с налоговой во время проверки:

1. Назначьте ответственное лицо, которое будет общаться с проверяющими.
2. Проверьте наличие приказа, направления на проверку, удостоверений инспекторов. Обязательно проверьте свои данные (ФЛП/название ООО, код ЕГРПОУ, адрес места, куда пришла проверка) и проверьте данные приказа, направления и удостоверения — всё должно совпадать.
3. Ведите журнал регистрации проверок (журнал не обязателен, но само наличие может повлиять на ход проверки).
4. Существует определённый перечень документов, который обязательно должен быть на месте ведения деятельности. Все остальные документы предоставляются по запросу налоговой.

Дальнейшие шаги предпринимателя определяются содержанием акта проверки. Такой акт оформляется по результатам любой налоговой инспекции. Во время фактической проверки его составляют непосредственно на месте в двух экземплярах или передают на подпись владельцу бизнеса или уполномоченному лицу в помещении налоговой после окончания проверки. По результатам камеральных, документальных или других проверок акт направляется предпринимателю после завершения инспекции.

Поддержка специалистов Альфа Голд в общении с налоговой

Обращаясь к нашим экспертам, вы получаете комплексную помощь на всех этапах проверки:

• Подготовку бизнеса к инспекции и проверку документов заранее.
• Профессиональную поддержку бухгалтеров в выявлении и исправлении ошибок в учёте.
• Консультации и сопровождение во время проведения проверки.
• Юридическую защиту ваших прав и интересов от опытных юристов.

Наши специалисты хорошо ориентируются во всех типах проверок — фактических, камеральных, документальных, плановых и внеплановых, и знают, какую информацию должен содержать акт проверки.

Оставляйте заявку, чтобы узнать о деталях сотрудничества!

‍